دنیای تجارت و آداب برخورد با ژاپنی ها

  

کارت ویزیت ژاپنی‌ها:

•در آداب معاشرت تجاری در ژاپن کارت ویزیت نقش بسیار مهمی را بازی می‌کند.  اگر قصد دارید یک هفته به ژاپن صفر کنید حداقل 100 کارت ویزیت را با خودتان ببرید و انتظار داشته باشید که در هر جلسه کوچک 3-4 و در هر جلسه بزرگ بین 10-12 کارت ویزیت دریافت کنید. کارت ویزیت ژاپنی‌ها دو طرف دارد که در یک طرف به زبان ژاپنی و در طرف دیگر همان اطلاعات به زبان انگلیسی در آن آورده شده است. اگر کارت ویزیت اصلی شما انگلیسی نیست و می‌خواهید در ژاپن به تجارت بپردازید پس کارت ویزیت دو طرفه انگلیسی و ژاپنی تولید کنید.

•هرگز کارت ویزیت آن‌ها را بر روی میز  پرتاب، هل یا سُر ندهید. همواره کارت ویزیت خود را با دو دست ارائه دهید به طوری که طرف ژاپنی آن رو به بالا باشد.( گذاشتن لوگوی خود در طرف ژاپنی به شما کمک  خواهد کرد که جهت آن را درست بگیرید). مقداری تعظیم کنید و آن را به مدیران ارشد بدهید و سپس در اختیار دیگران قرار دهید.

•کارت ویزیت ژاپنی‌ها را با دو دست دریافت کنید و  وقتی این کار را انجام می دهید بگویید "متشکرم" یا "'Hajimemashite.

•هیچ وقت یادداشتی بر روی کارت ویزیت ژاپنی‌ها ننویسید و همواره یک دفترچه یادداشت همراه خود داشته باشید.

•هرگز با کارت ویزیت ژاپنی‌ها بازی نکنید.

•کارت ویزیت خود را در کیف مناسبی نگه دارید و با آن با احترام برخورد کنید.

•یادتان باشد که تمام کارت ویزیت‌های گرفته شده را در انتهای جلسه درون کیف خود قرار دهید. فراموش کردن این کارت‌های ویزیت همانند سیلی زدن به این افراد است و به خودشان می‌گویند که شما به خوبی  با آن‌ها رفتار نکرده‌اید.

•احتمالاً متوجه شدید که چقدر کارت ویزیت برای ژاپنی‌ها مهم است.(از 1)

 

•مردها. آداب معاشرت تجاری ژاپنی‌ها شاید به نظر نسبت مه مردم با فرهنگ‌های دیگر خیلی رسمی نرسد. اما لباس تجارت برای آن‌ها متفاوت نیست. کت و شلوار تیره ( سرمه‌ای یا مشکی)  با پیرهن سفید و کراوات روشن برای ماه‌های اکتبر تا آوریل و کت و شلوار خاکستری برای ماه‌های می تا سپتامبر. تابستان ژاپنی‌ها بسیار گرم و مرطوب است و حتی مردهای ژاپنی در ماه‌های تابستان پیرهن آستین کوتاه می‌پوشند. کت و شلوار مشکی و پیرهن سفید با کراوات مشکی نپوشید زیرا این لباس در مراسم تشییع جنازه استفاده می‌شود. مردهای ژاپنی معمولاً موی کوتاه مرتب دارند اما اگر شما رئیس شرکت مد یا نرم افزار هستید موی دم اسبی هم می‌توانید داشته باشید. شرکت‌های ژاپنی به کارمندان خود اجازه نمی‌دهند ریش داشته باشند و یا سر خود را تیغ بی اندازند.

•زن‌ها. به دلیل فرهنگ متفاوتی که در آداب و رسوم کسب و کار در ژاپن وجود دارد، مردها به راحتی به زن‌‌ها گزارش‌های خود را نمی‌دهند به همین دلیل زنانی که از کشورهای اروپایی و آمریکایی به ژاپن می‌آیند همواره از این لحاظ مشکل دارند. برای اینکه همانند خدمتکار زن درون شرکت‌های ژاپنی با شما رفتار نشود پیشنهاد می‌شود موی کوتاه داشته باشید یا آن را از پشت جمع کنید. کت و شلوار یا کت با دامن بلند  با رنگ‌های فصلی همانند مردان بپوشید. زنان ژاپنی بسیار درباره مد آگاه هستند و بسیاری از آن‌ها مارک‌های گوچی، چنل، پراداو... استفاده می‌کنند. بیشتر شرکت‌های ژاپنی به زنان کارمند خود اجازه استفاده از جواهرات، دامن کوتاه و کفش پاشنه بلند را نمی‌دهند. ( از 1)

جلسات

•لزوماً آداب کسب و کار در ژاپن نیست اما همواره قبل 1-2 ساعت قبل از قرار تماس بگیرید و بگویید که در راه هستید.

•اگر دیر به قرار می‌رسید یک ساعت قبل تماس بگیرید که تا آن‌ها بتوانند دوباره برنامه ریزی‌های خود را انجام دهند.

•همواره 10 دقیقه زودتر سر قرار برسید و اگر قرار با مدیران است این مدت زمان را بیشتر کنید.

•برنامه ریزی دقیق برای جلسات انجام دهید. اگر به شما گفته شد جلسه تا ساعت 4 است آن را بیشتر طول ندهید.

•صبر کنید به شما بگویند که در کجای اتاق جلسه بنشینید زیرا عادتی وجود دارد که هر کدام از دو طرف باید در یک سمت از اتاق بنشینند( احتمالاً این عادت به عصر سامورایی بر می‌گردد).

•در آداب و رسوم تجارت در ژاپن بسیار خوب است که یادداشت‌های فراوان بردارید. این موضوع نشان‌دهنده علاقه شما به جلسه است و ژاپنی‌ها آموزش دیده‌اند که از هر چیزی یادداشت بردارند. اگر یادتان رفته باشد که تخفیف به آن‌ها بدهید حتی اگر یک سؤال از آن گذشته باشد ژاپنی‌ها یادداشتی را از آن جلسه به شما نشان می‌دهند.

•اگر نیاز به امضای عدم افشا توافق دارید قبل از شروع جلسه آن را بفرستید. بسیاری از شرکت‌ها در ژاپن به دلیل ترسی که از دستگاه‌های قضایی دارند، قرارداد نمی‌نویسند و یا با احتیاط با قرارداد‌های ژاپنی برخورد می‌کنند. بنابراین اگر بدون مقدمه توافق عدم افشا را بر روی میز بگذارید طرف ژاپنی دست‌پاچه خواهد شد و احتمالاً آن را تا زمان بررسی قوانین آن امضا نخواهد کرد.

•کارت ویزیت ژاپنی خود را فراموش نکنید.( از 1)

عادات شخصی

•در عموم بینی خود را فین نکنید

•دست فرد میزبان را نگیرید بسیار تکان دهید.  بسیاری از ژاپنی‌ها بسیار آرام دست می‌دهند.

•هیچ وقت پشت مردهای ژاپنی را نوازش نکنید.

•هیچ‌گاه اظهارات خفت‌آور درباره کارمندان خودتان و ژاپنی‌ها نکنید.

•همیشه لبخند بزنید، علاقه‌مند به یادگیری باشید و سؤالات زیادی درباره شرکت ژاپنی بپرسید.

•یادتان باشد کارت ویزیت ژاپنی خود را همراه داشته باشید ( از 1)

کادو دادن

•به طور کلی زمانی که یک شرکت ژاپنی به ملاقات شرکت ژاپنی دیگر می‌رود معمولاً کادویی به همراه ندارد مگر اینکه برخورد اول آن‌ها باشد. اما درباره مذاکرات بین‌المللی معمولاً کادو آورده می‌شود.

•وقتی هر دو طرف با یکدیگر ملاقات کردند و به توافق رسیدند که با یکدیگر تجارت کنند معمولاً قبل از فرآیند تصمیم‌گیری و امضای قرارداد برخی از ژاپنی‌ها کادو ارزشمندی را برای شریک خود می‌برند. این نوع از کادو دادن نشان دهنده تعهد فراوان دو طرف برای انجام تجارت با یکدیگر است.

•در کادو گرفتن  ژاپنی‌ها بلند می‌شوند و با هر دو دستشان کادو را دریافت می‌کنند بنابراین انتظار دارند که شما هم بلند شوید و دو دست خود را برای دریافت کادو دراز کنید.اگر بنشینید و یا کادو را با یک دست دریافتن کنید آنگاه ژاپنی‌ها احساس می‌کنند که دریافت کننده این کار را به عنوان یک ارزش قرار نمی‌دهد

•برای ژاپنی‌ها ارزش در آوردن کادو است و تلاشی که در انجام آن وجود دارد محتوای درون کادو برای آن‌ها اهمیت آن‌چنانی ندارد.

•به دلیل تأکید بسیاری که بر آوردن کادو وجود دارد تا محتوای درون آن، دریافت کننده کادو را در مقابل فرد باز نمی‌کند. بنابراین اگر در ژاپن به تجارت می‌پردازید و برای شما کادو آوردند باز کردن آن در مقابل آن‌ها نشان دهنده مخالفت با این قانون است.  ( از 2)

ارتباط غیرکلامی

•ژاپنی‌ها گاهی اوقات پیام‌ها، پاسخ‌ها و عکس‌العمل‌های منفی خود را با استفاده از کلمات بیان نمی‌کنند. رفتارهای غیرکلامی که نشان‌دهنده عکس‌العمل منفی به کلمات و رفتارهای شما است سکوت یا منحرف کردن چشمان  می‌باشد.

•عکس‌العمل  سکوت و یا از بین بردن ارتباط چشمی در غیر ژاپنی‌ها معمولاً به دلیل توضیح گرفتن توضیح بیشتر درباره شرایط یا نظرات است.  بنابراین استراتژی مناسب وقتی که این چنین رفتاری را از ژاپنی‌ها دیدید این است که شما هم همان‌ کار را انجام دهید و منتظر بمانید تا طرف ژاپنی پاسخ‌هایش شکل دهد.

•ژاپنی‌ها عبارت خاصی برای  یک نوع خندیدن دارند "Aisoo-warai,"   که می‌توان آن را به "خنده مؤدبانه" یا "خنده دیپلماتیک" ترجمه کرد. یکی از معانی خنده مؤدبانه این است که فرد متوجه انگلیسی که حرف می‌زنید نمی‌شود. بنابراین  این خنده نشان‌دهنده سردرگمی و یا حتی امید برای اینکه شما توضیح دهید است. معنی دیگر "خنده مؤدبانه" بی‌میلی فرد ژاپنی برای دادن پاسخ منفی مستقیم به سخنی که فرد می‌گوید است. به عبارت دیگر به جای گفتن "نه" یا " من مخالفم" ژاپنی‌ها خنده مؤدبانه برای فرستادن پیام به متکلم می‌کنند.

•بسیاری از افراد اعتقاد دارند که وقتی ژاپنی‌ها هوا را از لای یکی از دندان‌هایشان به درون می‌کشند کاملا نشان دهنده "نه" یا "مخالفت" است. به عبارت دیگر چیزی وجود دارد که طرف ژاپنی با شما درباره آن موافق نیست یا دلایلی وجود دارد که وی نمی‌تواند بله بگوید. وقتی این چنین اتفاقی افتاد بهتر است صبر کنید و جنبه‌هایی از شرایط را حدس بزنید که ژاپنی‌ها با آن راحت نیستند.( از 3)

قراردادها

•حالت‌های متفاوت قرارداد  موجب مشکلاتی را برای افرادی که می‌خواهند با شرکت‌های ژاپنی تجارت کنند ایجاد کرده است. یکی از بیشترین شکایات این است که قراردادهای آن‌ها مبهم است و تمام جزئیات در آن برای اینکه از بحث‌های آتی جلوگیری شود آورده نشده است. شکایت دیگر این است که ژاپنی‌ها لزوماً به مفاد قرارداد پایبند نیستند. در فرهنگ‌های ارتباط‌ محوری همچون ژاپن، قرارداد را به صورت سنتی تنها یک ورق که تنها توافق را خلاصه می‌کنند و بیشتر بیان‌کننده علاقه انجام تجارت است تا مجموعه‌ای از تعهدات و محدودیت‌ها که در ثورت تغییر شرایط می‌توانند تغییر کنند. 

• اگر در ژاپن قرارداد می‌بندید وقت بگذارید که ارتباط محکمی ایجاد کنید. به ارتباط تجاری به عنوان یک قرارداد شخصی فکر کنید تا یک قرارداد قانونی

•آماده باشید تا برای روان شدن قرارداد از بعضی عبارات صرف نظر کنید.

•مفاد قرارداد را کوتاه و مستقیم بیان کنید تا آن‌ها بتوانند به وسیله افرادی که زبان انگلیسی‌شان زبان مادری نیست فهمیده شوند. (از 3)